Сдали отчетность за год? Самое время «закрыть период», чтобы никто случайно не исправил документы прошлого года и не сбил цифры. В 1С это делается через механизм «Даты запрета изменения данных».
Содержание
1. Как включить и настроить
Переходим в раздел Администрирование -> Настройки пользователей и прав.
- Установите галочку «Даты запрета изменения».
- Нажмите ссылку «Настроить» справа от галочки.
- В открывшемся окне на вкладке «Общие настройки» выберите «Для всех пользователей».
- Укажите дату (обычно это конец квартала или года, например, 31.12.2023).
Теперь никто не сможет изменить, провести или пометить на удаление документы датой раньше или равной установленной.
2. Настройка для конкретных пользователей
Часто бывает нужно закрыть период для менеджеров, но оставить открытым для Главбуха.
- В окне настройки выберите «По пользователям».
- Нажмите кнопку «Подобрать».
- Выберите группу пользователей или конкретных сотрудников.
- Для каждого можно задать свою дату.
- Для Главбуха можно оставить дату пустой (доступ открыт всегда).
3. Настройка по разделам (Организациям)
Можно закрыть период только по одной организации, если учет ведется в одной базе.
- Внизу окна настройки выберите Способ указания даты запрета: «По разделам» или «По разделам и объектам».
- Появится список разделов (Бухгалтерский учет, Зарплата и т.д.) и возможность выбрать Организацию.
- Установите дату для конкретной Организации.
4. Дата запрета загрузки данных
Если у вас настроена синхронизация (например, УТ -> БП), важно защитить закрытый период от изменений, прилетающих при обмене.
- Полезно ставить дату запрета загрузки = дате сдачи отчетности.
- Если при синхронизации придет исправленный документ старого периода, 1С не запишет его и выдаст ошибку в журнале регистрации. Вы не не «сломаете» сданный период.