Интеграция 1С с почтой: настройка отправки документов

Возможности интеграции 1С с почтой

Настройка почтового клиента в 1С позволяет:

• Отправлять документы — счета, акты, накладные прямо из 1С
• Автоматизировать рассылки — массовая отправка по расписанию
• Получать письма — загрузка входящих сообщений в базу
• Вести переписку — история общения с контрагентами
• Отслеживать статусы — контроль доставки и прочтения

Способы настройки почты в 1С

1. Встроенный почтовый клиент

Где: Администрирование → Настройка почты и SMS

Плюсы: Не требует дополнительных программ, работает через SMTP/IMAP

Минусы: Ограниченный функционал, нет продвинутых фильтров

2. Через Microsoft Outlook

Где: Используется COM-соединение с Outlook

Плюсы: Полная интеграция, использование правил Outlook

Минусы: Требует установленный Outlook на сервере

3. Через внешние компоненты

Примеры: AddIn для работы с Exchange, специализированные библиотеки

Плюсы: Расширенные возможности

Минусы: Требует разработки или покупки

Настройка SMTP для отправки писем

Шаг 1. Получение данных почтового сервера

Для популярных почтовых сервисов:

Шаг 2. Создание учетной записи в 1С

1. Откройте Администрирование → Настройка почты и SMS
2. Нажмите Создать → Учетная запись электронной почты
3. Заполните поля:
   • Наименование: Отдел продаж (для удобства)
   • Email: sales@yourcompany.ru
   • Имя отправителя: ООО "Ваша компания"
4. Перейдите на вкладку Отправка почты
5. Укажите параметры SMTP:
   • Сервер: smtp.yandex.ru
   • Порт: 587
   • Пользователь: sales@yourcompany.ru
   • Пароль: ваш пароль
   • Защищенное соединение: STARTTLS
6. Нажмите Проверить настройки

Шаг 3. Настройка получения почты (IMAP)

1. Перейдите на вкладку Получение почты
2. Укажите параметры IMAP:
   • Сервер: imap.yandex.ru
   • Порт: 993
   • Защищенное соединение: SSL
3. Настройте автоматическую загрузку:
   • Интервал проверки: 10 минут
   • Загружать вложения: Да
   • Удалять с сервера: Нет (для сохранения копий)

Отправка документов из 1С

Отправка вручную

1. Откройте документ (счет, накладную, акт)
2. Нажмите кнопку Отправить → По электронной почте
3. Выберите учетную запись отправителя
4. Укажите получателя (подтянется из карточки контрагента)
5. Отредактируйте тему и текст письма
6. Выберите формат вложения (PDF, Excel, Word)
7. Нажмите Отправить

Автоматическая отправка

Сценарий: Автоматически отправлять счета при проведении документа

1. Откройте Администрирование → Обработки → Рассылка отчетов
2. Создайте новую рассылку:
   • Наименование: Автоотправка счетов
   • Отчет: Счет на оплату покупателю
   • Формат: PDF
3. Настройте получателей:
   • Выбрать из справочника контрагентов
   • Email берется из карточки контрагента
4. Настройте расписание:
   • При создании документа
   • Или по расписанию (ежедневно в 18:00)

Массовая отправка

1. Откройте журнал документов (например, Счета на оплату)
2. Выделите нужные документы (Ctrl + клик)
3. Нажмите Еще → Отправить по почте
4. Проверьте список получателей
5. Нажмите Отправить всем

Настройка шаблонов писем

Создание шаблона

1. Откройте Администрирование → Шаблоны сообщений
2. Создайте новый шаблон
3. Укажите:
   • Наименование: Отправка счета
   • Назначение: Счет на оплату покупателю
4. Заполните тему письма с параметрами: Счет №[Номер] от [Дата] - [Организация]
5. Создайте текст письма:

   Добрый день, [КонтактноеЛицо]!
   
   Направляем счет №[Номер] от [Дата] на сумму [Сумма] руб.
   
   Просим произвести оплату в течение 3 банковских дней.
   
   С уважением,
   [ОтветственныйМенеджер]
   [Телефон]

6. Настройте вложения: автоматически прикреплять PDF счета

Работа с входящей почтой

Автоматическая загрузка писем

1. Письма загружаются по расписанию (каждые 10 минут)
2. Сохраняются в разделе CRM → Взаимодействия → Электронная почта
3. Автоматически связываются с контрагентами по email
4. Вложения сохраняются в базу

Обработка входящих писем

1. Откройте CRM → Взаимодействия → Входящие письма
2. Выберите письмо для обработки
3. Создайте на основании:
   • Заказ клиента
   • Событие (встреча, звонок)
   • Задачу для менеджера
4. Ответьте на письмо прямо из 1С

Настройка правил обработки

Создайте автоматические правила для входящих писем:

• Письма с темой "Заказ" → создавать заказ клиента
• Письма от VIP-клиентов → уведомлять руководителя
• Письма с вложениями → сохранять в карточку контрагента

Частые ошибки при настройке

Ошибка: "Не удается подключиться к SMTP-серверу"

Причины и решения:

• Неверный порт: Проверьте порт (587 для TLS, 465 для SSL)
• Блокировка файрволом: Откройте порты на сервере
• Неверный тип шифрования: Попробуйте STARTTLS вместо SSL
• Блокировка провайдером: Некоторые провайдеры блокируют 25 порт

Ошибка: "Неверный логин или пароль"

Решения:

• Gmail: Создайте пароль приложения в настройках Google
• Yandex: Включите доступ для почтовых программ в настройках
• Mail.ru: Включите IMAP/SMTP в настройках почты
• Проверьте, что логин указан полностью (с доменом)

Ошибка: "Письма не отправляются"

Причины:

• Не заполнен email в карточке контрагента
• Превышен лимит отправки (Gmail: 500 писем/день)
• Письма попадают в спам (настройте SPF, DKIM)
• Большой размер вложений (ограничение 25 МБ)

Ошибка: "Письма не загружаются"

Решения:

• Проверьте настройки IMAP (порт 993, SSL)
• Убедитесь, что IMAP включен в настройках почты
• Проверьте права доступа к папкам на сервере
• Увеличьте таймаут подключения в настройках 1С

Часто задаваемые вопросы

Можно ли отправлять письма от разных адресов?

Да, создайте несколько учетных записей в 1С. Например: sales@company.ru для продаж, support@company.ru для поддержки. При отправке выбирайте нужную учетную запись.

Как отследить, что письмо доставлено?

В 1С сохраняется статус отправки. Для детального отслеживания используйте сервисы email-трекинга (Mailtrack, Yesware) или настройте уведомления о прочтении в почтовом клиенте.

Можно ли отправлять письма с корпоративного домена?

Да, укажите SMTP-сервер вашего корпоративного почтового сервера (Exchange, Kerio, Zimbra). Получите у системного администратора параметры подключения и учетные данные.

Как настроить массовую рассылку прайс-листов?

Используйте обработку "Рассылка отчетов". Создайте рассылку с отчетом "Прайс-лист", укажите список контрагентов, настройте расписание (например, каждый понедельник в 9:00).

Безопасно ли хранить пароли почты в 1С?

Пароли хранятся в зашифрованном виде в базе данных. Для повышения безопасности используйте отдельные учетные записи для 1С с ограниченными правами, а не личные почтовые ящики сотрудников.