Закупки в 1С ERP — от заявки до поступления товара

Полное руководство по организации закупочной деятельности в 1С ERP: планирование, заказы поставщикам, контроль поставок и оплаты.

Цикл закупок в 1С ERP

Процесс закупки в 1С ERP состоит из нескольких этапов:

  1. Потребность в закупке — формирование заявки
  2. Выбор поставщика — анализ цен и условий
  3. Заказ поставщику — оформление заказа
  4. Поступление товара — приемка на склад
  5. Оплата поставщику — расчеты
  6. Анализ закупок — отчетность и контроль

Этап 1. Формирование потребности

Автоматическое планирование закупок

  1. Откройте: Закупки → Планирование → Потребности в закупках
  2. Создайте документ "Потребность"
  3. Нажмите "Заполнить" → "По нормативам запасов"
  4. Система рассчитает:
    • Текущие остатки
    • Заказы покупателей
    • Минимальный запас
    • Необходимое количество для закупки
  5. Проверьте и скорректируйте список
  6. Проведите документ

Ручная заявка на закупку

  1. Откройте: Закупки → Заявки на закупку
  2. Создайте новую заявку
  3. Укажите:
    • Инициатор (подразделение или сотрудник)
    • Дата потребности
    • Номенклатура и количество
    • Назначение (для продажи, производства и т.д.)
  4. Отправьте на согласование (если настроен маршрут)
Совет: Настройте автоматическое создание заявок при достижении минимального остатка. Это предотвратит дефицит товаров.

Этап 2. Выбор поставщика

Анализ цен поставщиков

  1. Откройте: Закупки → Отчеты → Цены поставщиков
  2. Выберите номенклатуру
  3. Сравните цены разных поставщиков
  4. Учтите:
    • Цена товара
    • Условия оплаты (отсрочка)
    • Стоимость доставки
    • Минимальная партия
    • Сроки поставки

Запрос цен у поставщиков

  1. Откройте: Закупки → Запрос цен поставщикам
  2. Создайте документ
  3. Укажите список поставщиков
  4. Добавьте номенклатуру из заявок
  5. Отправьте запрос (email, печатная форма)
  6. Получите ответы и зафиксируйте цены
  7. Выберите лучшее предложение

Пример сравнения поставщиков

Товар: Ноутбук Lenovo ThinkPad

Поставщик А:
Цена: 45 000 руб. (без НДС)
Отсрочка: 14 дней
Доставка: 500 руб.
Срок: 3 дня

Поставщик Б:
Цена: 44 000 руб. (без НДС)
Отсрочка: 7 дней
Доставка: бесплатно
Срок: 5 дней

Выбор: Поставщик Б (ниже цена, бесплатная доставка)

Этап 3. Заказ поставщику

Создание заказа

  1. Откройте: Закупки → Заказы поставщикам
  2. Создайте документ на основании:
    • Заявки на закупку
    • Потребности
    • Запроса цен
  3. Укажите:
    • Поставщик
    • Договор
    • Склад поступления
    • Дата поставки
    • Условия оплаты
  4. Заполните табличную часть:
    • Номенклатура
    • Количество
    • Цена
    • Ставка НДС
  5. Проведите документ
  6. Отправьте заказ поставщику (email, печать)

Контроль исполнения заказов

  1. Откройте: Закупки → Отчеты → Заказы поставщикам
  2. Установите отбор "Не закрытые"
  3. Посмотрите:
    • Заказано
    • Поступило
    • К поступлению
    • Просроченные заказы
  4. Свяжитесь с поставщиками по просроченным заказам

Этап 4. Поступление товара

Приемка товара на склад

  1. Откройте: Закупки → Поступление товаров и услуг
  2. Создайте документ на основании заказа поставщику
  3. Проверьте соответствие:
    • Номенклатура
    • Количество
    • Цены
    • Документы (накладная, счет-фактура)
  4. Если есть расхождения — зафиксируйте их
  5. Проведите документ
Проводки:
Дт 41.01 "Товары на складах"
Кт 60.01 "Расчеты с поставщиками"
Сумма: 100 000 руб.

Дт 19.03 "НДС по приобретенным МПЗ"
Кт 60.01 "Расчеты с поставщиками"
Сумма: 20 000 руб.

Оформление расхождений

Если фактическое количество не совпадает с заказом:

  1. Создайте документ "Корректировка поступления"
  2. Укажите причину расхождения:
    • Недопоставка
    • Пересорт
    • Брак
  3. Оформите претензию поставщику
  4. Скорректируйте взаиморасчеты

Возврат товара поставщику

  1. Откройте: Закупки → Возврат товаров поставщику
  2. Создайте документ
  3. Укажите причину возврата (брак, пересорт)
  4. Выберите товары для возврата
  5. Проведите документ

Этап 5. Оплата поставщику

Контроль задолженности

  1. Откройте: Закупки → Отчеты → Задолженность поставщикам
  2. Посмотрите:
    • Общая задолженность
    • Просроченная задолженность
    • График платежей
  3. Спланируйте платежи

Оплата поставщику

  1. Откройте: Банк и касса → Списание с расчетного счета
  2. Создайте платежное поручение
  3. Укажите:
    • Поставщик
    • Договор
    • Сумма
    • Назначение платежа
    • Документы расчетов (счета)
  4. Проведите документ
  5. Выгрузите в банк-клиент
Проводки:
Дт 60.01 "Расчеты с поставщиками"
Кт 51 "Расчетные счета"
Сумма: 120 000 руб.

Зачет аванса

Если был перечислен аванс:

  1. При поступлении товара система автоматически зачтет аванс
  2. Проверьте взаиморасчеты в отчете "Расчеты с поставщиками"
  3. Доплатите остаток (если нужно)

Анализ закупок

Отчет "Анализ закупок"

  1. Откройте: Закупки → Отчеты → Анализ закупок
  2. Установите период
  3. Проанализируйте:
    • Объем закупок по поставщикам
    • Структура закупок по категориям
    • Динамика цен
    • Средний срок поставки

Рейтинг поставщиков

  1. Откройте: Закупки → Отчеты → Рейтинг поставщиков
  2. Оцените поставщиков по критериям:
    • Соблюдение сроков
    • Качество товара
    • Уровень цен
    • Условия оплаты
  3. Используйте рейтинг для выбора поставщиков

ABC-анализ закупок

  1. Откройте: Закупки → Отчеты → ABC-анализ
  2. Классифицируйте товары:
    • A — 80% объема закупок (требуют особого внимания)
    • B — 15% объема (стандартный контроль)
    • C — 5% объема (минимальный контроль)
  3. Оптимизируйте закупки категории A

Частые ошибки в закупках

Ошибка 1. Закупка без анализа остатков

Симптом: Избыточные запасы, замороженные деньги
Причина: Не проверяются текущие остатки перед заказом
Решение: Используйте отчет "Потребность в закупках", настройте нормативы

Ошибка 2. Нет контроля цен

Симптом: Переплата за товары
Причина: Не сравниваются цены разных поставщиков
Решение: Используйте "Запрос цен поставщикам", ведите историю цен

Ошибка 3. Просроченные заказы

Симптом: Дефицит товаров, срыв продаж
Причина: Нет контроля исполнения заказов
Решение: Регулярно проверяйте отчет "Заказы поставщикам", настройте уведомления

Ошибка 4. Неправильный учет НДС

Симптом: Ошибки в налоговой отчетности
Причина: Неправильно указана ставка НДС или не зарегистрирован счет-фактура
Решение: Проверяйте ставки НДС, своевременно регистрируйте счета-фактуры

Ошибка 5. Нет согласования закупок

Симптом: Несанкционированные закупки, перерасход бюджета
Причина: Не настроены маршруты согласования
Решение: Настройте бизнес-процессы согласования заявок и заказов

Полезные советы

1. Работайте с проверенными поставщиками

Ведите базу надежных поставщиков. Оценивайте их работу, формируйте рейтинг. Это снизит риски.

2. Договаривайтесь об отсрочке

Отсрочка платежа — это бесплатный кредит. Старайтесь получить максимальную отсрочку от поставщиков.

3. Консолидируйте закупки

Объединяйте мелкие заказы в крупные. Это даст скидки и снизит транспортные расходы.

4. Контролируйте сроки оплаты

Не допускайте просрочек по оплате. Это портит отношения с поставщиками и может привести к штрафам.

5. Анализируйте эффективность закупок

Регулярно проверяйте: не переплачиваете ли вы, нет ли неликвидов, оптимальны ли запасы.

6. Автоматизируйте рутину

Настройте автоматическое создание заявок, загрузку прайсов, отправку заказов. Это освободит время для анализа.

Связанные статьи

Нужна помощь с настройкой закупок?

Настрою процессы закупок, автоматизирую планирование, интегрирую с поставщиками. Работаю с любыми конфигурациями 1С.

Обсудить проект →